Информационные технологии и архивы: Оцифрованы материалы государственных архивов Воронежской области

В государственных архивах Воронежской области в электронный вид переведён весь научно-справочный аппарат (НСА) и особо ценные документы, а у пользователей появилась возможность заказывать дела, подавать заявления и изучать описи через Интернет. Корпорация ЭЛАР создала цифровой фонд пользования на документы и внедрила автоматизированную информационную систему Архивного фонда региона.

Создание автоматизированной системы управления основными процессами деятельности архивов области позволило госархивам региона решить свои главные задачи — обеспечить сохранность документов архивного фонда и предоставить пользователям удобный online-сервис.

По словам руководителя Государственного архива Воронежской области Вячеслава Гурова, в учреждениях отныне действует методология, регламенты и инструкции по архивному хранению и использованию цифрового фонда. «Сотрудники Государственного архива Воронежской области, Государственного архива общественно политической истории и Государственного архива Воронежской области документов по личному составу перешли на безбумажную работу в части учёта движения дел, контроля их выдачи и других процедур», — рассказал он.

В рамках проекта были отсканированы и проиндексированы почти 14 000 описей и 25 000 особо ценных архивных дел, в том числе все метрические книги. Внедрение комплексной информационной системы (АИС Архив) обеспечило надёжное хранение материалов фонда и многопользовательский доступ к ним. Благодаря системе автоматизированы ведение научно-справочного аппарата, учёт и комплектование дел, обслуживание пользователей. В настоящее время на портале Архивной службы Воронежской области с помощью системы можно ознакомиться с НСА, заказать дела для работы в читальных залах трёх госархивов. Интеграция с единым и региональным порталами госуслуг позволяет учреждениям предоставлять услуги гражданам в электронном виде.