En
RuПОЛОЖЕНИЕ
о порядке доставки в ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н.Ельцина» обязательных экземпляров электронных изданий
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок доставки обязательного федерального экземпляра (далее – обязательный экземпляр) электронных изданий в ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» (далее – Президентская библиотека) в соответствии с п. 3 ст. 13 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».
1.2. Доставке в Президентскую библиотеку в порядке, предусмотренном настоящим Положением, подлежат обязательные экземпляры электронных изданий, выпущенных в свет после вступления в силу Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон „Об обязательном экземпляре документов“» от 26.03.2008 № 28-ФЗ.
1.3. Электронными изданиями являются документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях.
1.4. Доставке в Президентскую библиотеку подлежат следующие документы:
‒ обязательные экземпляры всех без исключений электронных изданий;
‒ комбинированные документы, в состав которых входят электронные издания;
‒ документы, обладающие одновременно признаками электронных изданий и баз данных.
1.5. Не подлежат доставке в Президентскую библиотеку следующие документы:
‒ документы, содержащие личную и (или) семейную тайну;
‒ документы, содержащие государственную, служебную и (или) коммерческую тайну;
‒ архивные документы (материалы);
‒ документы, созданные в единичном исполнении;
‒ электронные документы, распространяемые исключительно с использованием информационно-телекоммуникационных сетей;
‒ цифровые копии ранее изданных печатных изданий или оригинал-макеты печатных изданий, записанные на машиночитаемые носители и сохраняющие выходные сведения печатных изданий;
‒ управленческая и техническая документация (формуляры, инструкции по эксплуатации, бланочная продукция, альбомы форм учетной и отчетной документации).
1.6. Доставке в Президентскую библиотеку подлежат электронные издания, если они отвечают одному или нескольким из нижеуказанных условий, а именно электронное издание:
‒ создано на территории Российской Федерации;
‒ опубликовано на территории Российской Федерации;
‒ создано гражданином (гражданами) Российской Федерации;
‒ создано юридическим лицом, зарегистрированным в Российской Федерации.
1.7. Электронные издания, не соответствующие условиям, указанным в п. 1.2 и п. 1.6 настоящего Положения, могут предоставляться в Президентскую библиотеку по инициативе производителей документов либо иных лиц-правообладателей электронных изданий.
1.8. Настоящее Положение не распространяется на правоотношения органов государственной и муниципальной власти, библиотек, музеев и архивных учреждений с Президентской библиотекой, возникающие по вопросам передачи электронных изданий из фондов вышеуказанных организаций в фонд Президентской библиотеки, за исключением случаев, когда вышеуказанные органы власти и организации являются производителями передаваемых Президентской библиотеке электронных изданий.
2. ДОСТАВКА ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ЭКЗЕМПЛЯРА ЭЛЕКТРОННОГО ИЗДАНИЯ
2.1. Производители документов в тридцатидневный срок со дня создания электронного издания доставляют в Президентскую библиотеку один обязательный экземпляр электронного издания.
2.2. Обязательный экземпляр электронного издания доставляется производителями документов по почте бандеролью или непосредственно (нарочным) в Президентскую библиотеку по адресу: 190098,
Санкт-Петербург, Сенатская площадь, дом 3.
2.3. Обязательный экземпляр электронного издания считается доставленным в день получения Президентской библиотекой бандероли, в которой он находится, либо в день передачи обязательного экземпляра электронного издания непосредственно производителем документов или его представителем (курьером) в Президентскую библиотеку при наличии письма-подтверждения, предоставляемого в порядке, предусмотренном п. 4.15 настоящего Положения.
2.4. Обязательный экземпляр электронного издания доставляется в Президентскую библиотеку на носителе информации, соответствующем единице учета электронных изданий в библиотечном фонде, установленной п. 3.4.1. Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.10.2012 № 1077, т. е. на оптическом диске.
2.5. Оптический диск или несколько дисков должны быть упакованы в пластиковую коробку, на которую наносится следующая информация об электронном издании: наименование электронного издания, наименование производителя электронного издания, дата создания электронного диска, номер версии при наличии.
2.6. К оптическому диску производители документов прилагают ведомость сдачи обязательного экземпляра электронного издания (Форма 1-ВС) (далее – ведомость сдачи), подписанную производителем электронного издания.
3. ПРИЕМ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ИЗДАНИЙ
3.1. Поступившие в Президентскую библиотеку бандероли с обязательными экземплярами электронных изданий вскрываются работниками службы документооборота в день их поступления.
3.2. Содержимое бандероли проверяется сотрудниками службы документооборота визуальным способом на соответствие требованиям, предусмотренным п. 2.4–2.6 настоящего Положения.
3.3. В случае отсутствия в бандероли ведомости сдачи или отсутствия подписи производителя документа на ведомости сдачи, а также отсутствия оптического диска (даже при наличии других носителей информации), поступившая в Президентскую библиотеку бандероль регистрируется сотрудниками службы документооборота с отметкой о несоответствии содержимого бандероли требованиям, предусмотренным п. 2.4–2.6 настоящего Положения.
3.4. В случае поступления обязательного экземпляра электронного издания в иной форме почтовой корреспонденции проверка и регистрация содержимого производится в общем вышеуказанном порядке.
3.5. Регистрация поступивших в Президентскую библиотеку обязательных экземпляров электронных изданий производится сотрудниками службы документооборота путем внесения соответствующей записи в систему электронного документооборота «1С: Документооборот» с присвоением номера и простановки даты регистрации. При этом на ведомости сдачи в правом нижнем углу лицевой страницы проставляется соответствующий регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата регистрации.
3.6. При непосредственном предоставлении обязательного экземпляра электронного издания в Президентскую библиотеку (нарочным) прием дисков и ведомостей сдачи от производителей документов или их представителей (курьеров) производят сотрудники службы документооборота в рабочие дни (с понедельника по четверг с 09:00 до 12:00 и с 14:00 до 18:00; в пятницу – с 09:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:45) в главном холле Президентской библиотеки по адресу: 190098, Санкт-Петербург, Сенатская площадь, дом 3.
3.7. Сотрудник службы документооборота производит визуальной осмотр представляемого носителя обязательного экземпляра электронного издания и ведомости сдачи и в случае их несоответствия требованиям, предусмотренным п. 2.4–2.6 настоящего Положения, отказывает в их приеме и регистрации.
3.8. По требованию производителя документов или его представителя (курьера) сотрудник службы документооборота предоставляет ему Акт об отказе в приеме обязательного экземпляра электронного издания с указанием соответствующей причины.
3.9. Соответствующий требованиям, предусмотренным п. 2.4–2.6 настоящего Положения, обязательный экземпляр электронного издания, полученный непосредственно от производителя документов или его представителя (курьера), регистрируется сотрудником службы документооборота в порядке, предусмотренном п. 3.5 настоящего Положения.
При этом дополнительно проставляется регистрационный штамп на копии ведомости сдачи, которая передается производителю документов или его представителю (курьеру).
4. УЧЕТ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ИЗДАНИЙ
4.1. Зарегистрированная ведомость сдачи вместе с носителем обязательного экземпляра электронного издания передается из службы документооборота в отдел хранения фондов на материальных носителях (ответственному за делопроизводство) не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.
4.2. Передача обязательного экземпляра электронного издания оформляется путем внесения соответствующей записи в журнал передачи документов из подразделения в подразделение Президентской библиотеки.
4.3. Сотрудники отдела хранения фондов на материальных носителях проводят проверку поступившего обязательного экземпляра электронного издания в течение 30 (Тридцати) календарных дней.
4.4. В ходе проверки при выявлении несоответствий в заполнении ведомости сдачи, а также в случае отсутствия ведомости сдачи или оптического диска сотрудники отдела хранения фондов на материальных носителях связываются с производителем электронного издания по телефону, факсу или электронной почте, указанным в ведомости сдачи, и выясняют причины возникших несоответствий и способы их устранения.
4.5. По запросу Президентской библиотеки производитель электронного издания обязан принять меры для устранения несоответствий и предоставить ведомость сдачи и/или отсутствующий оптический диск с сопроводительным письмом непосредственно в Президентскую библиотеку либо направить по почте бандеролью не позднее одного месяца со дня направления ему соответствующего запроса по телефону, факсу или электронной почте на адрес, указанный в ведомости сдачи.
4.6. Поступившее сопроводительное письмо вместе с ведомостью сдачи и/или оптическим диском регистрируется и передается в отдел хранения фондов на материальных носителях в порядке, предусмотренном настоящим Положением.
4.7. В ходе проверки при возникновении технических и иных сложностей с чтением носителя обязательного экземпляра электронного издания сотрудники отдела хранения фондов на материальных носителях связываются с производителем электронного издания по телефону, факсу или электронной почте, указанным в ведомости сдачи, и выясняют причины возникших неполадок и способы их устранения. В случае необходимости производители электронных изданий предоставляют сотрудникам Президентской библиотеки инструкции по пользованию электронным изданием, а также иные разъяснения по возникшим вопросам.
4.8. Если в результате проверки выяснится, что электронное издание невозможно открыть или прочитать ввиду какой-либо технической неисправности (брака) носителя электронного издания или самого электронного издания, то данный дефектный обязательный экземпляр в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» заменяется производителем документов путем предоставления дополнительной копии электронного издания
в следующем порядке.
По запросу Президентской библиотеки производитель электронного издания предоставляет дополнительную копию электронного издания не позднее одного месяца со дня направления ему соответствующего запроса по электронной почте на адрес, указанный в ведомости сдачи. В случае отсутствия адреса электронной почты в ведомости сдачи запрос направляется по факсу на номер, указанный в ведомости сдачи. При отсутствии адреса электронной почты и номера факса запрос направляется по почте письмом по адресу, указанному в ведомости сдачи.
4.9. Производители электронных изданий предоставляют дополнительную копию электронного издания непосредственно в Президентскую библиотеку либо направляют по почте бандеролью. К дополнительной копии электронного издания производители электронного издания прилагают сопроводительное письмо с указанием данных ведомости сдачи, предоставленной ранее.
4.10. К дополнительной копии электронного издания применяются требования, предусмотренные настоящим Положением к основному экземпляру электронного издания, за исключением ведомости сдачи, которая к дополнительной копии электронного экземпляра не составляется.
4.11. Поступившее сопроводительное письмо вместе с дополнительной копией электронного экземпляра регистрируется и передается в отдел хранения фондов на материальных носителях в порядке, предусмотренном настоящим Положением.
4.12. Дополнительная копия электронного издания проходит проверку в том же порядке, что и основной экземпляр электронного издания. В случае возникновения сложностей с прочтением дополнительной копии электронного издания производителю электронного издания направляется письмо о невозможности прочтения основного экземпляра и дополнительной копии электронного издания, в связи с чем обязанность производителя электронного издания, предусмотренная п. 3 ст. 13 Федерального закона № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», считается неисполненной. Вместе с письмом производителю электронного издания возвращаются нечитаемые носители основного экземпляра и дополнительной копии электронного издания, представленные им ранее в Президентскую библиотеку. Постановка на учет электронного издания в этом
случае не производится.
4.13. Производитель электронного издания обязан после получения письма, указанного в п. 4.8, 4.12 настоящего Положения, принять меры для устранения технических неисправностей носителя или электронного издания и повторно доставить обязательный экземпляр электронного издания в Президентскую библиотеку в течение одного месяца со дня получения вышеуказанного письма.
4.14. В случае невозможности устранения технических неисправностей или отказа производителя от дальнейшей доработки электронного издания он уведомляет об этом Президентскую библиотеку соответствующим письмом, направляемым по почте в срок, предусмотренный п. 4.13 настоящего Положения.
4.15. В случае успешного прочтения обязательного экземпляра электронного издания или его дополнительной копии ответственный сотрудник отдела хранения фондов на материальных носителях ставит на учет для постоянного хранения электронное издание: присваивает ему инвентарный номер, маркирует его материальный носитель в соответствии с требованиями, предусмотренными Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 08.10.2012 № 1077, и размещает электронное издание в фонде Президентской библиотеки.
Одновременно в целях реализации права производителя электронного издания, предусмотренного ст. 16 Федерального закона № 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов», в его адрес направляется письмо-подтверждение доставки обязательного экземпляра, являющееся единственным доказательством надлежащего исполнения производителем электронного издания требования, предусмотренного п. 3 ст. 13 Федерального закона № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».
При этом обязанность производителя электронного документа считается исполненной в день поступления обязательного экземпляра электронного издания в Президентскую библиотеку при наличии соответствующего письма-подтверждения.
4.16. Носители ранее предоставленных дефектных обязательных экземпляров подлежат уничтожению по истечении месяца со дня постановки обязательного экземпляра электронного издания на учет для постоянного хранения либо возвращаются производителям, если соответствующее требование поступит от них в течение месяца со дня постановки обязательного экземпляра электронного издания на учет для постоянного хранения.
4.17. В течение квартала со дня постановки электронного издания на учет для постоянного хранения Президентская библиотека принимает решение о размещении либо об отказе от размещения копии электронного издания в центральном фонде электронных документов Президентской библиотеки на основании экспертного заключения о соответствии профилю комплектования Президентской библиотеки, наличия или отсутствия согласия производителя электронного издания, выраженного в ведомости сдачи, на первую публикацию либо на размещение копии обязательного экземпляра своего электронного издания на интернет-портале Президентской библиотеки.
5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Настоящее Положение, а также изменения и дополнения к нему утверждаются приказом генерального директора Президентской библиотеки.
5.2. В соответствии с настоящим Положением разрабатываются и принимаются в установленном порядке иные локальные акты, регламентирующие деятельность Президентской библиотеки в процессе приема и учета обязательного экземпляра электронных изданий.
Ведомость сдачи обязательного федерального экземпляра электронного издания
